资本改进允许ASOC学生服务部门通过购买超出其年度运营预算范围的物品来增长和发展.
基本建设改善基金用于年度业务预算范围以外的采购.
指南:
- 物品必须持久 至少3年 无需更新. 部门必须提交文件，说明资本项目将如何储存和保护.
- 资本改进费用必须足够大，以至于通常不会在部门的运营预算中购买, 通常至少500美元.
- 资本改进可以是单个项目或系统. 系统被定义为不能单独工作的项目.g.(A/V系统). 此外，可以保护购买物品免受损坏的物品(如.g.、袋子、容器、保证书等.)可包括在申请书内.
- 计算机软件不符合资本改进的条件，因为它变化很快. 部门应使用其运营预算购买软件.
- 整个学年都接受提交的材料. 提交截止日期由参议院议程要求决定.
- 一旦资金获得批准, 收货部门负责跟踪采购. 任何未使用的拨款将在财政年度结束时退还给ASOC预算. 在学校放假期间，参议院顾问和ASOC财务经理不负责完成购买, 除非事先安排.
申请过程:
- 学生服务部应通过电子邮件向ASOC主席提交他们的请求, ASOC顾问, ASOC财务经理.
- 在提交给参议院之前，ASOC顾问和ASOC财务经理必须对所有请求进行审查，以确认请求的项目是否符合指导方针，以及保护投资的计划是否足够. ASOC顾问将向参议院提交一份关于请求是否适当的报告.
- ASOC总裁和ASOC财务副总裁将向执行委员会提交请求，等待其审查. 任何被认为不足以在执行委员会提出的请求将被退回请求方，并说明拒绝的原因. ASOC执行委员会应在下一次执行委员会会议上对符合条件的请求进行表决. 强烈鼓励提出请求的部门参加这次会议.