College Survey Policy

Purpose

调查研究是从校园选民那里收集重要信息的普遍工具. 这项政策的目的是:鼓励调查研究方面的协调努力和最佳做法，以产生高质量的数据, 为交叉协作和信息共享创造机会, 促进信息安全和隐私方面的最佳实践.

Scope

此政策适用于机构性质的调查活动，但未在下面列出. It applies to all students, faculty, staff, 以及寻求全面调查的非西方研究人员或机构, or any part of, the Occidental student, faculty, staff, parent, and/or alumni bodies. For the purposes of this policy, a survey 定义为使用问卷从人类受试者收集的信息(定性或定量), interviews, polls, evaluations, etc. 对目标人群进行推断. An institutional survey 是一种寻求告知优先事项的方法吗, goals, compliance, practices, policies, procedures, operations, 或学院的其他决策过程(见 Appendix for reference).

This policy does not apply to the following activities:

(a) faculty research*

(b)教师监督的学生研究，作为学术课程的一部分或学分^[1]*                 

(c) teaching evaluation forms

(d)为行政目的收集资料所使用的表格.g. scheduling)

(e)参与者对事件的评价

(f)客户在服务点的反馈

(g)由院系(学术或行政)发出的评估或调查, 项目负责人或学生团体/组织负责人 members within that department, 对该部门进行评估的项目或小组/组织, program, 或组/组织(例如), 注册的学生组织可以自由地对自己的成员进行民意调查，工会也可以对自己的成员进行民意调查。.

政策和制度决策

The President of the College, the senior administrative team, 和机构研究办公室(IR)一致认为，调查数据可以帮助决策者了解大学政策, practices, procedures or operations. 为了让决策者(以及上面列出的关键利益相关者)考虑调查数据, 所提供的数据必须来自遵守本政策和/或经机构研究批准的调查(见下文)。. 不遵守这项政策的调查所提供的数据将在确定其在机构决策方面的重要性之前进行审查. 

旨在满足外部治理实体需求的调查项目, such as federal compliance offices, 还必须坚持这一方针作为质量保证的措施吗.  

Any project, from any community member or group, 鼓励与机构研究办公室联系，以确定该活动是否受此政策的约束, or would benefit from the policy. 我们鼓励所有人将这些协议和政策作为最佳做法来遵循.

Procedure

那些对管理调查感兴趣的人应该能够传达需要调查的原因, what the survey will be used for, 调查将收集什么资料, and who it should go to. 以下步骤概述了开展机构调查项目的程序. 

Step 1. Planning

那些对管理调查感兴趣的人应该能够传达需要调查的原因, what the survey will be used for, 调查将收集什么资料, and who it should go to. Familiarize yourself with the proposal form 在计划阶段准备好你需要的东西. 鼓励与他人分享这些信息以寻求反馈, coordination, collaboration, 或背书(尽管此过程将在步骤2正式发生). This may include colleagues, supervisors, stakeholders, governing bodies, 或领导，并可能有助于通知研究或加快提案审查.

机构研究办公室将在规划过程的任何阶段接受建议，并可协助发展. 鼓励在规划过程的早期与IR进行沟通, 由于数据或现有的调查可能减轻调查的需要. 在提交提案之前，请熟悉这些策略和协议. 它们概述了期望，并将有助于为决策提供信息. 

Step 2. Submit Proposal

当准备好根据本政策启动调查项目时, 向机构研究办公室提交一份调查提案. 以下信息要求作为提案的一部分(完整的提案表格可用) here). 提案不需要在提交时包含所有信息, 但是，在完成最终审查之前，所有信息都需要知道. 可能会要求提供额外的材料和信息.

• 对项目的描述，包括内容、目的和预期成果的使用
• 接受调查的特定人群
• Method of survey distribution (e.g. 网上，纸质，电子邮件，课堂上，活动中等等.), 包括(如果在线)调查软件(建议使用学院支持的素质调查软件)
• 管理调查的时间框架，包括开始和结束日期
• 对被调查者计划的激励方案的描述
• 文书的当前草稿以及所有邀请函和求职信
• 对所收集的任何个人或身份信息的描述, 如何确保匿名或保密, and how the data will be stored.

Step 3. Proposal Review

机构研究办公室将审查该提案，以确保调查设计的最佳做法, recruitment strategies, administration methods, human subjects protection, data security; reduce duplications, overlap or over-sampling; and coordinate schedules of data collection with other researchers at Oxy. 这一步骤还将使IR能够确定是否存在额外的协调机会, 建议的调查是否可以与其他计划的调查相结合, 或者是否有其他可用的数据可以避免调查^[2].

The process may include passing the project on for higher level review; communicating revisions, edits, or changes; sharing the proposal with stakeholders for content expertise or collaborative opportunities; asking for clarifying or additional information. 这个过程可能会重复几次，直到调查被批准. 批准检验的依据如下:

• 其他调查或数据来源提供或可能提供所需数据的程度.
• 调查对学院内目标群体的负担程度, 以及其他调查承诺的时间安排(可能需要更改时间表以避免冲突).
• How the data will be used, 数据共享的程度, 以及保护数据和隐私的数据管理计划.
• 坚持参与者的权利，保护参与者的隐私和/或机密性.
• 数据的有用性及其与学院战略规划和优先事项的相关性.
• 介绍了测量仪器的设计和内容，提出了测量管理的方法.

Timeline: 提案将在收到后的3个工作日内进行审查，IR将通知下一步的步骤. 完成一项调查所需的时间取决于几个因素, from stage in the planning process, the scope and scale of the survey, the number of reviews, 到所需的修订(和后续视图)的数量. 信息越早完成，审查过程就越快. 例如，机构调查项目(参见 Appendix)应该比程序性调查(在不到一周的时间内完成审查)花费更长的时间(1-2个月). 倡导调查的审查过程应该持续1-4周.

一旦机构研究办公室(和任何其他相关方)完成了提案审查, the proposal moves to Step 4.

Step 4. Final Approval

如果机构研究办公室确定进一步的审查是必要的(一个典型的场景), IR将在适当的审查级别确定并寻求关键利益相关者的最终审查(见 Appendix). 此步骤确保协调、协作和意识的反馈循环是封闭的. 被要求提供最终评审的个人可以要求额外的修订, edits, changes, or otherwise. When final reviews are complete, 该项目被认为是“协议批准”，项目可以开始. 

第三方和外部研究调查的附加步骤

Third-Party Surveys

第三方调查在这里被定义为研究工具(调查), questionnaires, 访谈和其他)由外部研究实体或机构开发和管理. They typically, but not always, 利用机构或实体的专有材料和资源，并向所有或选定范围的机构或企业征求参与的货币成本.

Often, 由于易于管理，第三方调查比“本地”调查更受欢迎, benchmarking opportunities, thematic content, or other benefits. 虽然第三方调查通常要经过管理机构或实体的严格审查和审查过程, 在同意参加第三方调查之前，仍然需要进行审查.

第三方调查遵循上述相同的程序. 在提案审查期间要求提供的其他信息可能包括:

• 第三方IRB批准的证据
• 描述学院必须提供给第三方管理的内容
• 说明将退还给学院的物品(i.e.、原始数据文件、汇总数据、分析报告、基准报告等.)
• 对被调查者计划的激励方案的描述
• Cost of the survey

Surveys from External Researchers

提醒:这不适用于学术研究活动, 除非这些活动也提供了对机构倡议或决策制定的洞察力.

由校外研究人员进行的调查要求十大正规网赌平台提供有关西方社区任何成员的信息，以便开始研究，必须与十大正规网赌平台的工作人员或教职员工合作完成, 谁必须担任该项目的主要研究员. Under most circumstances, 校外研究人员谁没有合作与西方的工作人员或教师成员作为PI将不允许调查西方社区成员. In rare cases, 校外研究人员可以在没有西方合作伙伴的情况下对西方社区成员进行调查，前提是他们同意与相关的西方办公室或部门分享结果，并且如果所述结果有可能直接使该办公室受益，以履行其对学院的使命. 要求这些项目遵守这一政策.

Protocols

所有旨在分发给西方社区任何成员的调查(例如.g. students, faculty, staff and/or alumni), by any Occidental student, faculty, staff, department, 或程序都应遵守以下协议. 这些协议基于现有的策略, IRB standards, 并反映隐私方面的最佳做法, safety, and security.

1. 所有参与者必须被告知他们的参与是自愿的.
2. 如果收集的数据不是匿名的，必须事先通知受访者.
   1. If subjects are promised anonymity 并且需要登录才能访问调查(例如.g., email address, name, or ID number), 研究人员必须确保登录信息不会被收集和存储在一种方式，它可以连接到调查结果.
3. 个人身份信息只应在与研究或项目明确声明的目的有关的情况下收集. This information must 由被调查者/参与者自愿提供. 可以在调查提案中要求安排将学院数据系统中的信息附加到调查数据中.  所要求的数据元素的批准将取决于研究或项目的目的.
4. 调查材料和程序是公正的，无冒犯性的，公平的，并尊重多样性.
5. 调查利用管理、功能、设计和分析方面的最佳实践. 
6. 必须保护被告免受不合理伤害的风险, 包括任何涉及保密或隐私的风险.
7. 所有收集的资料均遵守学院有关资讯保安及私隐的政策( Appropriate Use Policy ; Information Security Plan ; 电子资讯私隐政策 ; FERPA ).
8. 如果你的调查或数据分析将包括学术, demographic, 或西方学生的正规博彩十大网站排名推荐, 您可能会受到联邦家庭教育权利和隐私法案(FERPA)法规的约束. 您有责任了解您对这些信息的责任.  
9. 对于调查，要到一个定义的学生列表，其中需要一个联系人列表, 制度研究办公室, 在书记官长办公室的协助和明确批准下, 是否会提供调查所需的学生电子邮件地址列表. 未经教务处同意，其他办公室不得提供此学生电子邮件地址列表. 未经注册主任办公室授权，不得将电子邮件列表重新分发或用于任何其他目的.
10. 使用任何受监控的电子邮件列表服务来推广或分发调查将自动生成评论.  
11. 建议处于正式领导/治理职位的学生不要利用其职位的特权发送未通过此流程审查的调查邀请/链接. 
12. 对西方学生收集的调查数据, faculty, alumni, 使用十大正规网赌平台资源的员工将被视为十大正规网赌平台的财产. 如果机构研究办公室或合适的副总裁要求，首席研究员必须愿意分享调查数据和发现，以进行二次分析或确保其作为历史文物进行维护.
13. 使用学院的调查管理系统(素质)是 recommended for conducting campus surveys.  If another system is used, 研究人员对数据的安全和隐私承担全部责任.

某些调查可能需要院校审查委员会(IRB)批准。. 本政策中概述的审查过程不能替代内部审查委员会的审查. 如调查研究项目须经审查委员会审查, 在管理之前，必须得到IRB和本政策的批准.

你可以聘请机构研究办公室为你建立和管理你的调查. If you opt for this assistance, some risks associated with privacy, 数据安全和遵守大学政策可能会减轻.

Resources

Proposal Form

这些信息对于完成审查过程是必要的. 调查内容，邀请语言和目的是必不可少的. 完成一项调查所需的时间取决于几个因素, from stage in the planning process, the scope and scale of the survey, the number of reviews, 到所需的修订(和后续视图)的数量. 信息越早完成，审查过程就越快. 一些信息将促使更高级别的审查. Additional questions may arise. “机构”调查(第2级)应该比第3级程序调查(通常在不到一周的时间内完成全部审查)花费更长时间(通常为1-2个月)。. 三级倡导调查预计审查过程将持续1-4周. 虽然这个过程并不意味着否定调查, 这可能导致调查被拒绝, rescheduled, or re-envisioned. 关于决定的基本原理的反馈将被分享.

当您准备好了，您可以通过以下链接访问提案表格: IR Survey Proposal Form. 

---

• 申请人信息:姓名、所属单位(学生、教师、工作人员等)
• 主要调查发起人:(可以是委员会、团体、部门或个人)
• What other individuals, areas, departments are sponsoring, 或者你是否咨询过这个调查项目? 

• 调查需要问些什么问题? (content)
• What will the data be used for? (purpose)
• Who is the survey going to?
• 调查结果将如何分发?
• 这个调查什么时候开始?
• 将收集哪些个人或身份信息?
• 如何确保匿名性或保密性? How will the data be stored?

• 调查需要多长时间(受访者必须回答的次数)?
• 这项调查还需要重复吗?
• Will an incentive be offered?
• 是否由第三方管理?

• 招聘/邀请的语言是什么?
• 分析数据的计划是什么?

Software

十大正规网赌平台已订购qualics University Research Suite (http://oxy.qualtrics.com/). 我们鼓励在调查项目中使用这个首选供应商. Follow these instructions to set up an account. qualics提供各种形式的培训 website. 

Appendix 

西方调查政策:基本分步指南

熟悉其中的政策、程序和协议. 考虑一下你的项目是否应该符合这个政策. 红外光谱可以帮助做出这一决定. 参考调查活动的分类和决策流程文件. 将项目作为提案提交给IR(面对面会议，电子邮件，在线表格). Include as many pieces from the proposal form as possible. IR将在3个工作日内审查提案并沟通下一步. 这些可能包括(视情况而定): 

1. 批准按原样进行调查. 
2. 项目正在更高层次上进行审查. 
3. 跟进或澄清有关项目或材料的问题. (这可能会在任何级别暂停审查，直到解决)
4. 建议的编辑、修订、更改. (这将暂停任何级别的审查，直到解决)
5. Suggested collaborations. (这将暂停任何级别的审查，直到探索为止) 
6. 安排一个会议来进一步发展这个项目.

一旦提案和最终阶段的所有级别审查都得到满足, 该项目被视为“协议批准”。. 

层级:调查活动的分类

	Purpose:	Characteristics:
Tier 0: Not Subject to Policy	Surveys for academic research; Course evaluations 招聘表格、申请或邀请	Academic research Course evaluations Faculty research Funded research Course-related research Instruction/teaching evaluations 仅从感兴趣的各方征求联系信息等 目的是招募志愿者, service, membership, employment, participation or other activity.
Tier 1: 'Self-Assessment' Surveys	评估直接“控制”下的部门、小组、项目或事件.	涉及与会者组、花名册、成员列表、与会者列表或特定的组提要 可以按需要安排，或按服务点安排 局部的或特定于被评估实体的 用于处理调查发起人控制范围内的实践和操作.
Tier 2: Pulse Surveys	收集信息，提供给决策者或告知有关学院政策的决策, practices or operations.	Could go to any target population. As needed and/or timely 局部的或特定的几个项目(通常) Procedural 调查收集最“适合”的优先选择, available options, or characteristics of a task, activity, practice, procedure, or operation.  Advocacy 调查力求确定共同的看法, opinions, experiences, 主张改变政策的期望或“声音”, procedure, practice or operations.
Tier 3: Institutional Surveys	支持机构的优先级或需求	指向一个种群或亚种群 Scheduled (on the calendar) 涵盖多个主题，并有许多与优先事项相关的项目   -OR- 履行外部管理机构的义务或要求.

决策流程:我的调查是否需要根据此政策进行审查?

流程图为您的调查项目如何符合此政策提供了指导. 

Path from 'No' above: 

Levels of Review

Level:	Role:	Surveys Reviewed:
A - Email list moderators; Contact providers	Approve surveys that fall under Tier 1 for posting; route surveys needed additional review to other levels.	调查发布到审核的电子邮件列表或发送到联系人列表
B - Institutional Research	Assist in determining if ‘non-institutional’ applies; reviews survey needs to determine strategy; identifies alternative info sources; reviews proposed methods and designs for survey projects; connects with collaborators and coordinators; determines if and which additional levels of review are required; facilitates next steps.	All surveys
C - Stakeholders	Advises on content, topic, need, and value of information; suggests collaborations and alternative info sources.	All Tier 2 Advocacy surveys; Some Tier 3 surveys
D - Senior Leadership	Advises on institutional need and value; determines courses of action.	Some Tier 2 Advocacy surveys; All Tier 3 surveys

 

什么可能促使在特定级别进行审查?

• Topic -如果主题与机构优先事项有关, 影响学院的多个领域, 或具有敏感或两极化性质的, 它将需要更多或更高层次的审查. 
• Purpose -如果目的是提倡改变，会谘询所有受影响的地区. 
• Group being surveyed -对整个学院进行的调查应由一名高级职员进行审查. 调查人群可能引发与该群体相关的大学合作伙伴的磋商. 
• Survey sponsorship -由副总统发起的调查不需要那么多级别的审查, 然而，仅由学生团体/组织赞助的调查将需要更多级别的审查. 
• Survey administration -通过主持的电子邮件列表管理的调查将由主持人开始审查.

---