有效日期: 2012年7月之前
最后修订日期: 2024年2月
I. 政策声明.
本政策描述了十大正规网赌平台的政策和程序，以获得现金预支，以支付学院相关的业务费用.
II. 适用性.
此政策适用于所有要求预付现金以支付大学相关业务费用的西方员工.
3. 定义.
清算, 预支现金意味着提交一名员工 费用报销表 附上适当的原始费用收据.
请求者- - - - - - 根据本政策要求预支现金的员工.
IV. 政策.
A. 预支现金的资格和请求
只有大学员工才有资格预支现金. 勤工俭学计划的学生(i.e. (学生工人)没有资格预支现金. 没有现金预支将给予任何学生. 学院保留扣留任何员工预付现金的权利.
只有当(1)所有其他获取和支付商品/服务的方法已经用尽，(2)预计费用超过100美元时，才应要求预支现金. 要求预支现金的金额必须基于对费用的准确和完整的估计，并应保持业务需要的最低金额. 除非事先得到商务办公室的批准，否则预支现金的请求不得超过$3,000.
员工每次活动只能申请一次现金预支. 在特殊情况下，同一请求人需要第二次预支现金, 请求方的部门主管和财务总监或副总裁和首席运营官必须批准该请求.
持有大学发行的信用卡的员工不应该要求预支现金. 而, 持卡人必须使用他们的大学发行的信用护理所有大学相关的业务交易.
预支款项不应用于部门的零用现金需求. 如果你的部门需要零用现金, 你应该向商务办公室申请一笔周转零用现金. 参考 部门零用现金政策 欲知详情.
1. 申请预支现金
要求预支现金的员工必须填写并签署(物理或数字) 预支现金申请表格 并将其提交给应付账款(“A/P”). 表格必须填写完整，并包括所有必需的信息, 比如员工的名字, 部门, 基金和组织机构代码, 商业目的, 预支现金的预计结算日期. 请求人必须是现金预支的支付对象(通过支票):代表其他员工提出的预支请求将不予处理. 所有完成 预支现金申请表格 还必须由有权管理基金预算的雇员(而不是请求人)签署. 资金将从运营预算中提取, 请求人的主管必须批准并签字.
现金预支支票将按照收款人的支票处理时间表进行处理. 如果没有设置直接存款，请求者将需要从A/P办公室领取现金预支支票. 现金垫款将不会在请求方预计产生费用的30天之前支付. 例如, 6月30日旅行的请求者的现金预支将不会在5月30日之前支付. 航空旅行的预付款将不会在预计航班日期前60天支付. 例如, 6月30日旅行的请求者的现金预支将不会在4月30日之前支付.
B. Clearing a Cash Advance; Tax Consequences of Uncleared Advances
请求者必须在费用支付或发生后45天内结清预付款. 例如, 如果申请人在6月30日至7月2日期间因学院事务出差, 申请方必须在8月16日前结清差旅费用. 注意:商务办公室强烈建议在费用支付或发生后30天内结清预支款项. 根据我们的经验, 我们发现，预支时间越长，效果越明显, 收据丢失的可能性越大, 要求将资金退还给学院.
根据国税局的规定, 自费用支付或发生之日起超过60天的未付垫款，应当代扣代缴所得税和缴纳社会保险费, 医疗保险, 60天期限结束后的第一个工资期的FUTA税. 未支付的预付款将作为工资费用记入申请方的部门预算. 通过获得现金预支并签署现金预支申请表, 请求人同意未清除的预支款项将在其W-2上作为应税补偿报告给美国国税局.
请在正常营业时间内将未使用的现金交回出纳，并将出纳收据附在员工报销单上. 不将未使用的现金返还给A/P.
C. 联系信息
有关预支现金的问题，请联系高级会计师Arlyne Lariosa，电话x1418.
有关付款情况，请致电x2848与应付账款经理联络.
V. 政策的历史.
负责人员: 控制器
有效日期: 2012年7月之前
最后修订日期: 2024年2月